大学の業務効率化、どこから始める？

教務・窓口・奨学金から考える「工数の見える化」

大学の業務効率化を考える際、新しいシステムやツールの活用は有効な選択肢の一つです。

一方で、その前に整理しておきたいのが、

という現在の業務の状況です。

工数が見えていなければ、どこを優先して改善するべきか、そのためにどのような方法が適しているのかを判断することも難しくなります。

そこで本記事では、教務・窓口・奨学金などの大学業務を例に、業務を分解して工数を把握する考え方をご紹介します。

「忙しい」を、もう少し細かく見てみる

たとえば、「学期の初めは忙しい」という状況があったとします。

その背景には、

• 履修登録の確認に時間がかかっている
• 学生や教員からの問い合わせが集中している
• 紙やメールの情報を別のシステムへ転記している
• 一部の職員に判断や確認が集中している

など、さまざまな要因が考えられます。

同じ「忙しい」という状態でも、原因によって改善方法は異なります。

だからこそ、まずは日々の業務をいくつかの工程に分け、どこで工数が発生しているのかを見ることが改善を考える手掛かりになります。

工数が増えやすい3つのポイント

大学のさまざまな業務を考えると、工数が増えやすい場面にはいくつか共通点があります。

1．特定の時期に業務が集中する

教務であれば履修登録や成績処理、卒業判定。奨学金であれば募集や申請受付。窓口では学期開始時や卒業前後の問い合わせ対応。

大学には、特定の時期に集中する業務が少なくありません。

こうした業務では、「繁忙期に何の業務が、何件程度発生し、どれくらい時間がかかっているのか」を把握すると、負荷の大きい工程が見えやすくなります。

2．同じ作業を繰り返している

一つひとつは短時間でも、件数が多ければ大きな工数になります。

• 同じ内容の問い合わせへの回答
• 紙やメールからの転記
• 提出書類の確認や差し戻し
• 複数部署への情報共有

1件あたりの時間だけでなく、「時間 × 件数」で見ることで、日常業務の中に隠れている負荷を把握しやすくなります。

3．特定の職員に業務が集中している

卒業要件の確認や奨学金の例外対応など、「このケースは○○さんに確認しよう」となる業務もあります。

経験や専門知識が必要な業務では自然なことですが、確認が特定の職員に集中すると、その職員自身の工数が増えるほか、人事異動や引き継ぎの際の負担にもつながります。

こうした属人化の状況を把握することも、業務を見直す一つの視点です。

東京理科大学では、業務フローの整理から検討

実際に、業務を整理するところから改善を進めた大学の事例があります。

東京理科大学では、高等教育の修学支援新制度の対象学生が当初約600人から2,600人以上へ増え、奨学金業務の負荷も大きくなっていました。

そこでハーモニープラスでは、決められた仕組みをそのまま当てはめるのではなく、まず大学の業務フローを整理するところから一緒に検討しました。

その後、定型業務の分担や問い合わせ対応、業務フロー・対応基準などを整理。専任職員が制度設計や学生一人ひとりへの支援に時間を使いやすい体制づくりにつながっています。

この事例でも、出発点になったのは「何を導入するか」ではなく、現在の業務がどのようになっているのかを整理することでした。

まずは1つの業務から整理する

すべての業務を一度に整理する必要はありません。

たとえば、「時間がかかっている」「繁忙期の負荷が大きい」「特定の職員に集中している」と感じる業務を一つ選びます。

そして、誰が・何を・何件・どれくらいの時間で・どのように処理しているのかを書き出します。

学生からの問い合わせ対応であれば、次のような形です。

工程ごとに見ることで、

• 同じ問い合わせが繰り返されている
• 別部署への確認に時間がかかっている
• 複数の場所へ同じ内容を入力している

など、改善を検討できるポイントが見えやすくなります。

業務が見えれば、改善方法も選びやすくなる

業務を整理した結果、改善方法は一つとは限りません。

場合によっては、既存の運用を少し見直すだけで改善できることもあります。反対に、整理したことで「ここはシステム化した方がよい」と明確になることもあります。

この順番が、無理のない業務改善につながります。

自部署の業務を3つの視点で振り返る

業務効率化を考える際には、現在の業務を次の3つの視点から振り返ってみてはいかがでしょうか。

1. 特定の時期に業務が集中していないか
2. 何度も繰り返している作業はないか
3. 特定の職員に集中している業務はないか

思い当たる業務があれば、まずはその一つについて「何に、どれくらい時間がかかっているのか」を整理することから始められます。

業務効率化は、「何を入れるか」を考える前に

大学の業務には、教務・学生支援・奨学金をはじめ、大学ごとの制度や運用に合わせて積み重ねられてきた業務があります。

そのため、最適な改善方法も大学によって異なります。

ハーモニープラスでは、システムやサービスを導入すること自体を目的とせず、大学の皆様と現在の業務や課題を整理し、その先の改善方法を一緒に考えることを大切にしています。

そのような段階からでも、ご相談いただけます。

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