奨学金対象者600人→2,600人へ。 業務増大と属人化を乗り越えた東京理科大学の取り組み

久保様：

本学としては、今後は独自の奨学金制度も含めて学生支援の仕組みをさらに充実させていきたいという考えがありました。

そのためには、職員が制度の企画や改善といった業務に取り組める環境を整える必要がありますが、実際には日々の業務処理に追われている状況でした。

そうした中で、単に業務をこなすだけでなく、業務の役割分担や進め方を見直す必要性を強く感じていました。

その上で、高等教育の修学支援新制度の開始やコロナ禍の影響により奨学金業務が大きく増加し、体制見直しの必要性はさらに高まっていきました。

大谷様：
現場としても、制度開始後は想定以上に業務量が増加し、奨学金業務の規模そのものが大きく変化していきました。

実際、修学支援新制度が始まった当初は対象学生が600人程度でしたが、現在では2,600人以上となっており、業務の前提そのものが大きく変わってきていると感じています。

大谷様：
そのような状況の中で、奨学金業務の現場ではいくつかの課題がありました。

JASSOの奨学金業務は、基本的にはマニュアルや要領に沿って処理を進めていく業務ですが、制度の仕組みが非常に複雑で、大学ごとに運用の違いもあるため、業務の理解や対応には一定の専門性が求められます。

また、申請書類の確認やデータ処理といった定型業務も非常に多く、日々の業務の多くが処理業務に費やされている状況でした。その結果、専任職員が本来担うべき制度設計や学生支援の検討といった業務に十分な時間を割くことが難しい状況となっていました。

大谷様：

今回の取り組みを検討する中で重視していたのは、本学の奨学金業務の実態に即した形で協働できる業務体制を構築できるかどうかという点でした。

奨学金業務は制度の運用方法や業務フローが大学ごとに異なる部分も多いため、あらかじめ決められた形を当てはめるのではなく、本学の状況に合わせて柔軟に対応できることが重要だと考えていました。

久保様：

その点で、業務フローの整理から伴走しながら、本学の運用に合わせて業務の進め方を設計していける点に大きな価値を感じました。

単に業務を引き受けるのではなく、大学の状況を理解した上で、どのように業務を再設計していくかを一緒に検討できる点は非常に大きかったと思います。

また、既存の仕組みに当てはめるのではなく、本学の業務フローや体制に合わせて柔軟にカスタマイズしながら運用を構築できたことも、導入を決めた大きな理由の一つです。

大谷様：

一番大きな変化は、定型業務の分担が進んだことで専任職員の役割が変わり、業務構造そのものが大きく変わったことだと思います。

以前は、申請処理や書類確認、JASSOへの報告などの事務処理が業務の中心で、繁忙期にはそれらの対応で一日が終わってしまうことも少なくありませんでした。

現在はそうした定型業務の多くを分担できるようになり、専任職員が制度設計や学生支援の検討といった業務に時間を使えるようになりました。

本学では、「理科大らしく誰もが学ぶことができる」をコンセプトに独自の奨学金制度の充実に取り組んでいます。新たな奨学金制度の検討や運営に注力できるようになったことは大きな変化だと感じています。

久保様：

組織として見ても、業務の質は大きく変わったと感じています。

これまでは業務を回すことが中心でしたが、現在は奨学金制度をどのように設計するかという視点で業務に取り組めるようになっています。

奨学金制度は学生支援の中核を担うものですので、単なる事務処理ではなく、学生支援の仕組みとして設計していくことが重要です。その意味でも、職員がそうした検討に時間を使えるようになったことは、大学として大きな変化だと捉えています。

大谷様：

本学は複数キャンパスを持つ大学ですが、奨学金制度は細かなルールが多く、各キャンパスの運用や対応に違いが生じやすい側面があります。

そこで、業務フローや対応基準の整理・統一を第一の目標として、本学の実状に即した業務フローの見直しを行いました。各キャンパスと連携しながら運用を整備していくことで、全体として統一された対応がより可能になってきました。

また、問い合わせ対応の仕組みについても見直しを行い、問い合わせフォームを活用した対応の一元化を進めました。これにより、各キャンパスで個別に対応していた問い合わせが整理され、業務負担の軽減と対応の標準化につながっています。

奨学金業務について「どこに聞いても同じ対応ができる」体制が整ってきたことは、現場の職員にとっても大きな安心感を生んでいます。

日野様：

学生対応の面でも大きな変化がありました。

奨学金制度では個別の事情を抱えた学生への対応も重要ですが、以前は業務量の多さから十分な時間を確保することが難しい状況でした。

現在は定型業務を分担できるようになったことで、個別の事情を抱えた学生にもより丁寧に対応できるようになっています。学生一人ひとりに向き合う時間を確保できるようになったことは、現場としても大きな変化だと感じています。