自己点検・評価報告書の作成をラクにする——エビデンスデータの集め方

大学の認証評価の準備では、評価基準と根拠資料を対応づけ、学内のどこから収集するかを整理する作業が必要です。資料を受審直前に集めるだけではなく、所在や更新手順を整理し、次回も同じ方法で確認できる状態をつくることが重要です。

本記事では、大学基準協会、日本高等教育評価機構、大学改革支援・学位授与機構の3機関を例に、認証評価の準備で確認したいデータ・資料、所在部署、データ形式の整理方法を紹介します。あわせて、AI等による作業補助の考え方と、個人情報を含むデータを扱う際の注意点も解説します。

大学の認証評価では、資料の所在整理から始める

自己点検・評価や自己評価書の作成では、記述内容を裏付ける根拠資料を確認する必要があります。そのため、報告書の文章を作成する前に、「どの評価項目に、どの資料が対応するか」「その資料をどの部署が管理しているか」を整理しておくことが重要です。

大学では、入試、卒業・修了、進路、学生支援、教職員、財務などのデータが、それぞれ異なる担当部署やシステムに保存されている場合があります。組織名称や所管は大学ごとに異なります。評価基準との対応関係を早い段階で整理しておくと、不足資料の確認や部署間の収集依頼を進めやすくなります。

学校教育法第109条では、大学が教育研究等の状況について自ら点検・評価を行い、その結果を公表することが定められています。また、大学の教育研究等の総合的な状況については、認証評価機関による評価を政令で定める期間ごとに受けることとされています。文部科学省は、大学の機関別認証評価について「7年以内ごと」と説明しています。

自己点検・評価は1991年（平成3年）に努力義務化され、1999年（平成11年）に義務化されました。認証評価制度は2004年（平成16年）から実施されています。受審準備では、制度の経緯だけでなく、実際に受審する年度・機関の最新版資料を確認することが重要です。

三機関の評価基準を確認するための整理軸

大学基準協会、日本高等教育評価機構、大学改革支援・学位授与機構では、評価基準の名称や構成が異なります。一方で、内部質保証、学生、教育課程、教職員、施設・環境、大学運営など、認証評価の準備で確認する論点には重なりがあります。

以下は、三機関の正式な基準を一対一で対応させた表ではありません。受審準備の初期段階で、学内にどのような資料があり、誰が管理しているかを洗い出すための整理例です。実際の提出資料や対象年度は、受審する機関の最新版ハンドブック、受審のてびき、自己評価実施要項等で確認してください。

認証評価準備で確認するエビデンスの整理例（※最下部画像添付）

例えば、大学改革支援・学位授与機構の令和8年度実施分では、「標準修業年限内の卒業（修了）率」「標準修業年限×1.5年内の卒業（修了）率」「就職率・進学率」について、評価実施前年度から過去5年分が整理項目として示されています。ただし、対象期間や提出要否は項目ごとに異なります。他機関についても、適用年度の資料を個別に確認してください。

大学基準協会は申請年度に応じた大学評価ハンドブックを、日本高等教育評価機構は年度ごとの「受審のてびき」を公開しています。大学改革支援・学位授与機構も、実施年度別に大学評価基準、自己評価実施要項、根拠資料・データに関する資料等を公開しています。認証評価の準備では、受審予定年度に適用される最新版を基準にしてください。

エビデンスデータ収集の進め方

収集作業は、評価基準、資料、管理部署、更新方法の関係を整理するところから始めます。自大学の体制・受審機関・受審スケジュールに合わせて調整してください。

ステップ1：評価基準と資料の対応表を作成する

受審する機関のハンドブックや受審のてびき、自己評価実施要項等を確認し、評価項目ごとに必要となる資料を整理します。上表をひな型として、実際の資料名、管理部署、保存場所、対象年度、更新日などを書き加えます。

「基準番号」と「資料名」の対応関係を記録しておくと、後の確認が容易になります。ただし、1つの資料が複数の評価項目に関係する場合や、1つの評価項目を複数の資料で確認する場合もあります。一対一に限定せず、関連する項目を紐付けて管理します。

ステップ2：各部署への収集依頼と形式を整理する

収集リストをもとに、各部署へ必要な資料を依頼します。対象年度、集計期間、ファイル形式、提出先、ファイル名の付け方などをあらかじめ決めておくと、収集後の確認が進めやすくなります。

また、「どのシステムから、どの条件でデータを出力したか」を手順として残しておくことも重要です。担当者個人の記憶だけに頼らず、次回も同じ方法で更新できる状態にすることで、データが残り、改善を続けやすくなります。

ステップ3：前回資料との差分を確認する

前回受審時の資料がある場合は、今回の資料と項目ごとに比較します。規程の改定、組織変更、集計方法の変更、追加・廃止された資料などを記録しておくと、前回評価以降の変更点や改善状況を整理しやすくなります。

PDFだけで保存されている資料について、元データを保存できる場合は、ExcelやCSVなどの元ファイルも管理対象に含める方法があります。ただし、保存期間やアクセス権限は学内の文書管理・情報セキュリティに関する規程に従って設定してください。

AI補助で対応できる作業の範囲

認証評価の準備では、利用する機能や情報管理条件に応じて、AIや文書検索・表計算支援機能を定型作業の補助に使える場合があります。ただし、評価基準への適合性や、提出資料として適切かどうかの判断は、担当者が原資料と最新の評価基準を確認して行う必要があります。

補助に使える作業の例

文書検索：利用する機能やアクセス権限によっては、規程・議事録・報告書などから、指定した語句や評価項目に関連する候補箇所を検索・抽出する作業を補助できます。
データ突合：前回と今回の表計算データを比較し、差分や欠損の候補を整理する用途が考えられます。最終的な数値の正誤は原データで確認します。
記録・整理：資料名、評価項目、管理部署、保存場所、更新日などを一覧化するエビデンス管理表の作成・更新を補助する用途が考えられます。

AIや外部クラウドサービスを利用する場合は、「学外サービスだから一律に不可」「クラウドだからそのまま利用できる」と判断するのではなく、学内の情報セキュリティポリシー、データ管理規程、契約条件、サービス事業者によるデータの取扱い、保存場所、アクセス制御などを確認してください。

個人データの取扱いを外部事業者へ委託する場合には、個人情報保護法に基づく安全管理措置や、委託先に対する必要かつ適切な監督についても確認が必要です。