大学のDX予算を次年度要求に通す根拠づくり|予算編成の流れに合わせた準備チェックリスト

大学のDX予算を次年度の要求に載せるには、予算編成の動き出しより前に「工数・効果・段階投資」の3点で根拠を揃えておくことが要点です。本記事では、情報システム・企画ご担当者が、予算編成の時期に合わせて何を準備すればよいかを整理します。

この記事の要点

予算編成の一般的な流れと準備のタイミング

ここでは、次のような流れを仮の前提として置きます。

• 10月ごろ：予算編成方針の提示
• 11月〜1月ごろ：各部署からの要求を集め、原案を作成
• 3月ごろ：理事会等での決定

あくまで想定です。まず、自法人の予算編成日程表と、要求書の様式・提出期限を、財務・経理部門に確認してください。

この前提に立つと、原案づくりが始まる時点で、要求の根拠はすでに手元にある必要があります。方針が出てから調べ始めると、現場の確認や学内調整が間に合いません。方針が出る前の夏から秋にかけて、次のように進めるのが現実的です。

1. 要求の対象業務を絞る（1〜2業務）
2. 現状の工数を測る
3. 効果の見込みと測り方を決める
4. 段階投資の計画に落とす
5. 関係部署と事前に擦り合わせる

根拠の柱1：工数を可視化する

「DXが必要」だけでは、要求の理由として弱くなります。まず、対象業務に今どれだけの手間がかかっているかを示します。

工数の測り方（さわりの手順）

1. 業務を作業単位に分解します（受付、入力、確認、問い合わせ対応など）。
2. 繁忙期と通常期のそれぞれで、1回あたりの時間と件数を、担当者に聞き取ります。
3. 2週間程度、簡易な記録を取り、聞き取りとの差を確認します。
4. 部署ごとに同じ作業を別の方法で行っていないか、手順の違いを洗い出します。

現場が多忙で記録を取りにくい場合は、全業務ではなく1業務に絞ります。小さく測った数字でも、「推計」と明記すれば根拠になります。

根拠の柱2：効果を、測れる形で書く

効果は、数字で書ける部分と書けない部分に分けて整理します。

• 数字で書ける：処理時間、件数、残業時間、問い合わせ件数など
• 数字にしにくい：学生への案内の質、職員の負担感、データの一元化による判断のしやすさなど

他大学や他社の削減率をそのまま自学の効果として書くことは避けてください。自学の工数から計算した見込みを、前提条件とともに示す方が、理事会等での質問に答えやすくなります。

根拠の柱3：段階投資で、決めやすい単位に分ける

段階投資とは、全体構想を一度に要求せず、段階ごとに区切って投資判断を行う進め方です。例を挙げます。

1. 第1段階：業務の分解・標準化と、データが残る状態づくり（小規模）
2. 第2段階：対象業務での試行と、効果の測定
3. 第3段階：結果を踏まえた、システム化や対象業務の拡大

段階ごとに「次へ進む条件」を決めておくと、投資のリスクを抑えて説明できます。最初にシステムを入れるのではなく、業務を整える段階から始めると、費用も小さくなり、要求として通しやすくなります。

補助金との組み合わせ方

補助金を使う場合は、予算要求の代わりではなく、財源の一部として位置づけます。確認したい点は次のとおりです。

• 対象となる取組や経費の範囲
• 申請の時期と、予算決定のタイミングとの前後関係
• 採択されなかった場合に、自己財源でどこまで進めるか

採否が年度の途中で分かる場合、予算には自己財源分を計上し、採択時に財源を振り替える整理もあり得ます。具体的な可否は、法人の財務部門と所轄庁・公募要領で確認してください。補助金の一覧や金額はここでは扱いません。

理事会等への説明の組み立て方

決定機関には、技術の詳細より、判断に必要な情報を簡潔に示します。1〜2枚で次の順に並べると伝わりやすくなります。

1. 課題：現状の工数と、放置した場合の影響
2. 提案：対象業務と、段階ごとの内容
3. 効果：見込みと、その算出前提
4. 費用：段階ごとの金額と、財源の考え方
5. リスク：個人情報の取り扱い、運用体制、中止・見直しの条件

学内の個人情報や機微情報は、学外に持ち出さない前提で設計することを明記すると、懸念に先回りできます。

予算要求前のチェックリスト

まとめ