専門職就職を支えるDX基盤へ。現場とともに磨いた“専門学校ならでは”の就職支援システムとは？

小宮様：
もともと20年近く使っていた就職システムがあって、基幹システムをリニューアルするタイミングで更新したのですが、当校の就職支援業務とは噛み合わないところがあったためです。

日本工学院専門学校・日本工学院八王子専門学校には ６つのカレッジがあり、学生の志望職種も幅広くなっています。例えばITならエンジニアでも職種が細かく分かれますし、クリエイティブ系なら アニメーター・CGモデラー・撮影・サウンド・ゲームプランナーなど、とにかく学生に紹介すべき職種が多いことが特徴です。

旧システムは、こうした「専門学校特有の就職支援における深さと幅」に対応しきれず、さらに検索が重い、探しづらいと学生から頻繁に声が上がっていました。加えて、企業様からも思うように求人登録ができないというお声をいただいておりました。

水原様：

それに、従来の仕組みは専門学校向けというより“広く一般に公開された求人”が中心でした。なので、うちの学生には合わない求人も多く、どうしてもマッチしない検索結果になりがちでした。「学生にとっても、企業にとっても、そして教職員にとっても負担が少ない仕組みが必要だ」と強く感じたのが導入検討のスタートでした。

水原様：
一言で言うと、「当校のことを本気で理解しようとしてくれた」からです。

RFPの段階では、企業マイページはあってもなくてもよいという記載で考えていましたが、御社ははっきりと「いや、これは必要です。学生支援を考えると必須です」と言い切ってくれました。それは、私たちが気づけていなかった“現場の本質”をとらえてくれているように感じました。

小宮様：

提案の仕方も印象的でした。機能を並べるだけではなく、「御校の場合、この学科ではこう動きますよね」、「こういう学生さんが多いので、運用上はこの方が良いはずです」と、具体的な教育現場の状況に踏み込んで提案してくれました。

また専門学校は、大学とは教育課程制度が異なります。当校の場合、学年も2年制〜4年制が混在していています。さらに学生の就職支援の方法も学科ごとに違いがあります。その“扱いづらさ”と“複雑さ”を理解してもらうには時間がかかるのですが、御社はそこを避けず、要件定義の際には、何度も打合せを行ってくれました。

当社：

実際、どれくらい打合せを行われましたか？

水原様：
3〜4時間の打合せが3回以上ありました。ホワイトボードに書きながら「いや実はこうで…」「じゃあここを変えましょう」と、お互い汗をかきながら考えたのを覚えています。そういう“膝を突き合わせたプロセス”があったことはとても印象に残っています。

（１）紙文化からの脱却。郵送費は60％以上削減。

小宮様：
これが一番大きいです。貴社のシステムは紙で提出された求人票も当校で登録できるのですが、企業様が自分でアカウントを作成し、求人を登録できるようになったことで、紙のやり取りが激減しました。

さらに求人票登録をお願いするため、毎年、郵送でご案内をお送りしているのですが、郵便を出す前にオンラインで求人が登録されていることも多く、郵送にかかるコストは60％以上削減されました。

また企業様が独自のタイミングで求人登録を行えるので、求人情報を受理してから学生に公開するまでの業務におけるタイムラグがほとんどなくなりました。その分、職員が 学生支援や企業開拓に時間を使えるようになったのは非常に大きな変化です。

（２）「日本工学院の学生のための求人」が揃い、質が上がった

小宮様：
学生にとっても大きな変化がありました。

御社のシステムを使い始めてから、学生が自主的に残す 「入社試験報告」をスムーズに学生公開できるようになり、情報の濃度が格段に上がりました。具体的には、面接で聞かれた質問、インターンシップの内容、技術テストの傾向、提出作品のポイントといった情報は一般サイトにはない“本音の情報”で、学生はものすごく助かります。さらに何より、求人・企業情報は「日本工学院の学生を採りたい」企業だけが集まっている点が大きな価値です。

（３）「不満が出ない」という静かな成功

小宮様：
旧システム時代は、「検索が遅い」「使いづらい」「毎回入力が必要」といった声が一定数ありました。でも今は、そういったクレームが少ないことも成果だと思っています。便利が当たり前である状態というか。学生にも企業にも自然に受け入れられているという実感があります。

水原様：
正直、使いづらいと言われたら改善しなければいけません。でも言われないというのは、すでに日常に溶け込んでいる証拠だと思います。

小宮様：
これは専門学校ならではですが、教員の就職支援スタイルが驚くほど違います。

キャリア支援を自分で深くやりたい先生もいれば、学生のやる気を高め、できる限り自走させる先生もいます。学科によって支援方針も進め方も違います。

そこで、私たちは“統一感”より“柔軟性”を重視し、システムの運用パターンを複数用意する方向で進めています。

1つのパターンに決めてしまうと、誰かの負担が増えてしまうので、「3種類くらいのモデルを用意して、近いものを選んでもらう」という考え方です。

水原様：
専門学校は、学生のタイプも本当に多様です。留学生も増えていますし、バックグラウンドが違う学生にどう情報を届けるかは大事なテーマです。なので、“検索性”、“表現のわかりやすさ”、“必要情報へのアクセス性”このあたりは今後も改善していきたい部分です。